Art Office

De kunstwerken die je maakt vormen samen je oeuvre. Dat groeit door de jaren heen. Daaromheen ontstaat er context: over het maakproces, schetsen, inspiratiebronnen, opdrachtgevers, tentoonstellingen, kopers, restauraties, enzovoort. Ook over jouw invulling van het kunstenaarschap ontstaat er context zoals publicaties, docentschappen, bestuursfuncties en contact met andere kunstenaars. Om jouw werk en kunstenaarschap goed te begrijpen, nu en in de toekomst, is deze informatie van belang. Als deze geordend en toegankelijk is, is de kans groter dat je werk in de toekomst zijn betekenis houdt, en mogelijk nieuwe betekenissen krijgt. Zo blijft je nalatenschap levend. Ook maakt het op tijd ordenen en toegankelijk maken van je oeuvre en de contextuele informatie het voor de toekomstige beheerders van je nalatenschap een stuk makkelijker om invulling te geven aan hun taken.

Het aan de slag gaan met je nalatenschap betekent ook dat je gaat nadenken over het toekomstige beheer ervan. Wie wil en kan deze taak op zich nemen? Familieleden, vrienden, een stichting, of een combinatie daarvan? Misschien zie je op tegen het gesprek hierover, misschien zie je er sowieso als een berg tegenop. De kans is groot dat de mensen in jouw omgeving ook met deze vragen rondlopen. Het beheren van een kunstenaarsnalatenschap kan een behoorlijke verantwoordelijkheid zijn. Wat betekent dit voor je partner of kinderen? Weten zij hoe ze dit in de toekomst invulling kunnen geven? En weet jij hoe zij hierover denken? Hebben jullie het er wel eens over? Past deze taak in hun levens? Zijn er alternatieven? Een open gesprek hierover is een belangrijke stap in het voorbereiden van je nalatenschap. Een ding is zeker: je begint nooit te vroeg met het nadenken over je nalatenschap.

Als kunstenaar ben je zelf een belangrijke bron van informatie. In dit stappenplan ligt de nadruk op díe informatie waarover vooral jij, of alleen jij, beschikt. Dat kunnen feiten zijn als jaartallen, titels, namen van personen, maar ook jouw ideeën en wensen die jij belangrijk vindt om aan anderen over te dragen. Die kunnen bijvoorbeeld gaan over manieren van tentoonstellen of toekomstige restauraties. Je maakt als het ware een overdrachtsdocument waarmee je anderen in staat stelt keuzes te maken. Je legt vast wat voor jou van belang is. Wat als algemeen bekend beschouwd mag worden kun je kort samenvatten, of naar verwijzen. Met de informatie die je vastlegt geef je de toekomstige beheerders de mogelijkheid zo goed als mogelijk voor jouw werk en nalatenschap te zorgen.

Een ‘gewone’ nalatenschap is het totaal van bezittingen en banktegoeden (min de schulden) van iemand die is overleden. Een momentopname dus. Voor kunstenaars geldt dat een deel van de nalatenschap bestaat uit de materiële en immateriële zaken die tot het kunstenaarschap gerekend kunnen worden: de kunstwerken, archiefmateriaal, schetsen, voorstudies, foto- en filmmateriaal, bibliotheek, computerbestanden, kunstenaarsmaterialen. Ook het auteursrecht behoort tot de nalatenschap van een kunstenaar. De kunstenaarsnalatenschap is dus onderdeel van de gehele nalatenschap en heeft een zekere samenhang. Soms is het moeilijk te bepalen wat onderdeel uitmaakt van de kunstenaarsnalatenschap en wat niet. Grofweg zou je kunnen zeggen dat alles dat met het kunstenaarschap te maken heeft tot de kunstenaarsnalatenschap behoort en al het overige ‘privé’ is.

Niet alles kan bewaard blijven. Niet alles hoeft bewaard te blijven. Het voorbereiden van je nalatenschap vraagt om een zeker realisme en enige distantie om de waarde en betekenis van je kunstenaarschap te beoordelen. Musea zijn over het algemeen zeer terughoudend met het overnemen van nalatenschappen. En ook het verwerven van enkele stukken, zelfs als schenking, zullen ze zeer kritisch beoordelen. Het zal dan altijd om werk gaan dat aansluit bij het collectieprofiel van het betreffende museum en een waardevolle aanvulling is op de werken die zich al in de collectie bevinden.

Wat wel voor iedereen gelijk is, is wet- en regelgeving rondom erfrecht, auteursrecht en persoonlijkheidsrecht. Het is verstandig je op dit gebied goed te laten informeren door een specialist. In eerste instantie is de notaris hiervoor de aangewezen persoon. Een notaris kan je meer vertellen over de wettelijke gang van zaken in jouw specifieke persoonlijke situatie. Heb je een partner? Kinderen? Een eigen huis? Vermogen? Een notaris kan je adviseren over een testament en, ook belangrijk, een levenstestament of algemene volmacht. In een testament regel je je erfenis, in een levenstestament regel je wie er in jouw naam kan optreden als jij dat zelf door bijvoorbeeld een ongeluk of ziekte niet kunt. Je voorkomt hiermee dat je partner of kinderen in zo’n geval naar de rechter moeten om hiervoor toestemming te krijgen. Je kunt in je testament ook een executeur benoemen. Diegene zorgt dan voor een efficiënte en voortvarende afwikkeling van de nalatenschap. Ook kan de notaris je adviseren bij schenkingen of de voor- of nadelen van een stichting.

Verder lezen?
www.rijksoverheid.nl/erven
www.notaris.nl/testament

Ook een boekhouder, accountant of fiscalist kan adviseren over jouw specifieke situatie.

Veel kunstenaars vragen zich af hoe de kunstwerken worden gewaardeerd (getaxeerd) bij overlijden en wat de invloed van de taxatie is op de te betalen erfbelasting. Hier is geen eenduidig antwoord op te geven, en de meeste kunstenaars hebben hun ‘handelsvoorraad’ niet op de balans staan. In het algemeen geldt: is er in de periode voorafgaand aan het overlijden sprake van economische activiteit (verkopen, opdrachten), of is er in het verleden goed verkocht, dan ligt het voor de hand dat de resterende kunstwerken op het moment van overlijden een bepaalde marktwaarde vertegenwoordigen. Hoe de kunstwerken worden getaxeerd hangt ook af van de wensen en bedoelingen met de collectie.

Van het werk dat je nog in eigen bezit hebt wil je misschien ook wel wat schenken (bij leven) of nalaten (bij overlijden) aan anderen of aan een stichting. De juridische en fiscale consequenties hiervan bespreek je met je notaris.

Bij het betalen van erfbelasting gelden vrijstellingen, al naar gelang de relatie ten opzichte van de overledene. Lees meer.

In uitzonderlijke gevallen kun je gebruik maken van de mogelijkheid om erfbelasting te betalen met kunst. Dit kun je ook al voor je overlijden regelen met het betreffende museum dat een of meerdere van je kunstwerken wil toevoegen aan de collectie. Lees meer.

Bron: geciteerd van Pictoright.nl

Auteursrechten gelden tot 70 jaar na overlijden van de maker. Deze rechten gaan over op de erfgenamen, tenzij de maker dat anders regelt via een testament. Daarin kun je bijvoorbeeld één van de erfgenamen aanwijzen die bevoegd is om als vertegenwoordiger namens alle erfgenamen op te treden.

Anders dan bij het auteursrecht, komen de persoonlijkheidsrechten in beginsel te vervallen bij het overlijden van de maker.  Persoonlijkheidsrechten beschermen jouw persoonlijke band met je werk. Deze zien onder meer toe op naamsvermelding en bescherming tegen ongewenste wijzigingen, verminking of aantasting van jouw werk. Wil je dat je erfgenamen deze rechten gaan uitoefenen, dan moet je dit dus uitdrukkelijk in een testament of codicil regelen. Met zo’n Codicil Persoonlijkheidsrechten kunnen erfgenamen zich nadrukkelijker verzetten tegen aantasting van je werk.
Een voorbeeld van een codicil kan je hier vinden.

Sinds 2006 bestaat in Nederland het Volgrecht. Het Volgrecht is bedoeld om ervoor te zorgen dat kunstenaars kunnen meedelen in de winst wanneer hun werk wordt doorverkocht. Elke keer als een professionele verkoper je werk verkoopt voor meer dan €3.000, krijg je als kunstenaar een deel. Hoe hoog dit deel is hangt af van de prijs waarvoor het kunstwerk is doorverkocht.
Lees meer.

Het registreren van je kunstwerken kun je zowel analoog (kaartenbak of schrift bijvoorbeeld) als digitaal doen. Heb je door de jaren heen al een aardig overzicht van je werk gemaakt, stel jezelf dan de vraag of je daarover tevreden bent. Heb je het zorgvuldig bijgehouden, of zijn er mogelijk hiaten? Er is veel voor te zeggen om je werk digitaal te registreren. Je kunt dat doen in bijvoorbeeld Excel of File Maker of in een speciaal hiervoor ontwikkeld programma als Artchive.

Als je gaat registreren heb je bij voorkeur het fysieke werk bij de hand, zodat je het bijvoorbeeld kunt opmeten. De belangrijkste gegevens die je vastlegt zijn: Naam maker, Titel, Jaartal, Objecttype (schilderij, sculptuur, foto, etc.), Materiaal, Afmetingen, Standplaats (waar bevindt het werk zich). Je geeft elk werk een uniek nummer en brengt dit nummer ook aan op het werk (achterkant, onderkant). Vervolgens voeg je een foto van het werk toe. Dat hoeft geen hoogstaande drukwerkfotografie te zijn, als maar duidelijk is om welk werk het gaat. Over de nummering hoef je niet ingewikkeld te doen, hoe complexer hoe meer fouten erin kunnen sluipen. Begin bij 1 en tel gewoon door. Het hoeft ook niet chronologisch, want zeker als je digitaal registreert kun je later altijd alle gegevens doorzoeken en ordenen.

Het registreren van je werk kun je zelf doen, maar je kunt dit ook heel goed samendoen of door iemand anders laten doen. Jij controleert dan de invoer bijvoorbeeld, of jullie nemen samen de vragen door die zich bij het invoeren van de gegevens voordoen.

Als je aan het registreren bent, dan bekijk je de werken nog eens goed van alle kanten. Hoe ziet het eruit? Als je beschadigingen ziet of tekenen van verval, dan kun je je afvragen wat er aan de hand is? Stoot- of breukschade kan het gevolg zijn van transport, ongelukkig hanteren, verkeerde verpakking of bijvoorbeeld te weinig bewegingsruimte door te volle opslag, smalle gangpaden en krappe bochten. Verplaatsen van werk brengt altijd een risico met zich mee. Andere schade zoals verkleuring of schimmel kan veroorzaakt worden door te veel daglicht of een te vochtige omgeving.

Bij het registreren zul je je mogelijk allerlei aanvullende informatie herinneren. Richt je hierbij op de informatie die niet bij anderen bekend is. Deze context kan heel waardevol zijn, omdat alleen jij die kennis hebt. Ook hele praktische informatie kan van belang zijn: kun je aangeven of het een voltooid werk betreft, een schets, etc.? Het is misschien een gekke gedachte om een kwalificatie aan het werk te geven, zoals ‘goed’, ‘voldoende’ of ‘matig’. Maar dit kan helpen bij het selecteren, of het aanbrengen van classificaties. Vermeld dan ook wat je overwegingen zijn bij de kwalificaties, zodat anderen je redenering kunnen begrijpen. Je kunt er zelfs voor kiezen om werk te vernietigen en of je deze werken wel of niet registreert. Geef wel duidelijk aan ‘vernietigd’ met eventueel de datum van vernietiging erbij.

Bij werken die niet meer jouw eigendom zijn, is het handig om de volgende informatie vast te leggen: wie is de huidige eigenaar, hoe is het verkocht (vanuit je atelier, via een galerie, kunsthandel of anders)? Wanneer is het verkocht en wat was de verkoopprijs? En geef het ook aan als je werk geschonken hebt. Heb je adresgegevens van de huidige eigenaar (handig voor toekomstige vragen, bruiklenen, etc.)?

Is er over een kunstwerk dat je maakte ooit een recensie of artikel verschenen? Of is het opgenomen in een solo- of groepstentoonstelling? Dan kan dat handig zijn om dat ook te vermelden. Eventueel kan iemand anders dit voor je uitzoeken en noteren. Hoe vaak een werk tentoongesteld is geweest, of in een publicatie is verschenen, kan iets zeggen over het belang van het werk. Maak hier geen halszaak van: informatie die als bekend verondersteld mag worden, hoef je niet nog eens op te zoeken. Je kunt erop vertrouwen dat anderen die wel kunnen vinden.

Waarschijnlijk weet jij als kunstenaar feilloos wat je hebt bewaard, en waar. En heb je door de jaren heen een eigen manier van ordenen aangebracht. Misschien zit daar een overwogen logica achter, maar misschien is het ook een organisch groeiproces geweest. Of een combinatie van allebei. Je hoeft niet meteen alles overhoop te halen als je je archief gaat ordenen. Liever niet zelfs, want de samenhang en structuur die jij als kunstenaar hebt aangebracht geeft op zichzelf ook informatie en betekenis. Wel kun je toekomstige gebruikers of onderzoekers een grote dienst bewijzen door ze wegwijs te maken in jouw archief en belangrijke informatie zoals jaartallen, namen van personen, locaties of gebeurtenissen er aan toe te voegen.

Maar voordat je daar bent maak je eerst een overzicht van wat je hebt bewaard en waar dat staat: een plaatsingslijst. Hierbij maak je ook een plattegrond.

Dat doe je aan de hand van de volgende vragen:

– Waar (op welke plekken) bevindt zich mijn archiefmateriaal?

– Wat voor soort materiaal is het?

Het meeste archiefmateriaal staat in veel gevallen op een bepaalde plek, bijvoorbeeld in je atelier, of in een werkkamer thuis. Soms is het verspreid over meerdere locaties en meerdere ruimtes.

Begin met voor jezelf na te gaan waar jouw archiefmateriaal zich bevindt. Maak hiervan een lijstje: welke locatie(s), welke ruimte(s).

Maak per locatie een schetsmatige plattegrond van de ruimte(s) waar zich archiefmateriaal bevindt. Vervolgens geef je aan waar in deze ruimte(s) het materiaal is opgeslagen. Geef deze opbergplekken per ruimte een nummer en een omschrijving. Doe dit vanaf een bepaald punt met de klok mee. Geef vervolgens aan wat voor soort materiaal er in die kasten of dozen zit. Het kan het handig zijn om de opbergplek kort te omschrijven.

Bijvoorbeeld:

1.1 Ladekast met 6 lades, voornamelijk losse schetsen, affiches en enkele bladen proefdrukken (grafiek)

1.2 Boekenkast met kunstboeken (ongeveer 150 stuks)

1.3 Dozen (5 stuks) met administratie (1990-2005)

1.4 Foto’s tentoonstelling Galerie XYZ

Als je de plaatsingslijst voorziet van wat extra toelichting, dan geef je al veel houvast en inzicht aan anderen. De belangrijkste informatie (metadata) kun je geven aan de hand van de vier W’s:

– Wanneer (datering)

– Wie (of met wie)

– Wat (aanleiding, kunstwerk, manifestatie, tentoonstelling, opdracht)

– Waar (locatie, naam tentoonstellingsruimte, etc.)

Wat betreft het voorbeeld met de ladekast (1.1) zou je de losse schetsen kunnen groeperen in een omslag van zuurvrij papier. Hierop schrijf je met potlood informatie die erbij hoort, zoals het jaartal (gebruik ‘circa’ of ‘van – tot’ als je het niet zeker weet) en met welke reden je de schetsen maakte.

De foto’s van voorbeeld 1.4 kun je in een envelop van zuurvrij papier doen en de namen van de personen die erop staan, de datum en de gelegenheid erbij vermelden.

Verwijder paperclips en nietjes, die horen niet thuis in een archief. Ook plastic insteekhoezen verwijder je en vervang je door zuurvrije omslagen.

Herhaal stap 4.1 en 4.2 voor alle andere ruimtes waar archiefmateriaal staat.

Opbergmaterialen
Gebruik zoveel mogelijk professioneel en gecertificeerd materiaal om je archief in op te bergen. De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (voorheen ICN) heeft hiervoor certificeringen uitgegeven, waardoor je zeker weet dat je documenten en foto’s voor de lange termijn goed en veilig bewaard blijven (mits de bewaaromstandigheden ook goed zijn natuurlijk). Lees meer.

Voor het opbergen van fotografisch materiaal geldt een internationale aparte certificering: PAT (ISO 18916). Soms moet je dit soort opbergmateriaal in grotere oplages kopen. Kijk dan of je samen met anderen een bestelling kunt delen. Bestel opbergmateriaal voor foto’s.

Je digitale archief kan uit een behoorlijke hoeveelheid bestanden bestaan op allerlei ‘dragers’: computers, laptops, harde schijven, USB sticks, smartphones en ‘in de cloud’. Wat voor het analoge archief geldt, is ook van toepassing op het digitale archief. Maak een overzicht van alle dragers waarop informatie staat en omschrijf wat de inhoud daarvan is. Als je oude computers of andere informatiedragers hebt (diskettes bijvoorbeeld) waar waardevolle informatie op staat, vraag dan hulp bij het veiligstellen hiervan. Dit kan onder andere bij LIMA in Amsterdam, gespecialiseerd in mediakunst.

Schrijf je wachtwoorden op, zodat deze in de toekomst voor jezelf en voor anderen toegankelijk zijn. Het kan een heel goed idee zijn om alle bestanden naar een separate hard disk te kopiëren en deze ergens anders in bewaring te geven.

Als er specifieke materialen zijn waarmee je werkt, dan kan het handig zijn om die te bewaren, of vast te leggen door middel van foto’s of beschrijvingen. Dit kan in de toekomst van belang zijn voor restauraties of keuzes over bewaaromstandigheden. Schetsen, maquettes of modellen zijn van belang als ze extra informatie bevatten over het definitieve kunstwerk. Hierbij speelt ook mee of dit kunstwerk in een belangrijke collectie (museale-, bedrijfs- of particuliere collectie) is opgenomen. Neem dan contact op met de eigenaar van het kunstwerk, om na te vragen of deze belangstelling heeft in de voorstudie. Zo niet, dan kan het voldoende zijn om er foto’s van te maken, maar hoeft het model of de maquette op de lange duur niet te worden bewaard. Dat scheelt opbergruimte. Soms hebben schetsen op papier een dusdanige visuele kwaliteit dat ze bewaard kunnen worden in het papieren archief of als afzonderlijk werk verkocht kunnen worden. Maak als kunstenaar hiervan zelf een (strenge) selectie.

Een bibliotheek geeft informatie over de inspiratiebronnen, interesses en ontwikkeling van een kunstenaar. Ook de manier waarop de boeken in de kast zijn gerangschikt, kan belangrijk zijn. De eenvoudigste manier om dit vast te leggen is het maken van foto’s van de boekenkast. Maak bijvoorbeeld eerst een overzichtsfoto van de gehele kast, en dan detailopnames per boekenplank, zodat de rugteksten met titel en auteur leesbaar zijn. Meestal worden de boeken niet overgedragen aan een archief na het overlijden van een kunstenaar. Loop wel de boeken na op aantekeningen, opdrachten, of ander ingevoegd archiefmateriaal (krantenknipsels etc.) voordat je ze wegdoet.

Nu je toch bezig bent is dit ook het goede moment om je biografie nog eens goed onder de loep te nemen en indien nodig te actualiseren. Doe dit ook met het overzicht van publicaties en tentoonstellingen. Maak bij de tentoonstellingen een onderscheid tussen solo- en groepstentoonstellingen. Vermeld waar en wanneer de tentoonstelling plaats vond en met welke werken je er exposeerde.

Dit deel van het stappenplan gaat over het komen tot een weloverwogen selectie van je werk. Je brengt de omvang, spreiding, kwaliteit en markt van je werk in beeld. Zo vorm je je een beeld van de mogelijkheden met je nalatenschap. Dit is een proces dat wat tijd nodig heeft. Je kunt hierbij anderen betrekken die met je meedenken, waaraan je je gedachtes en overwegingen kunt toetsen en die hierbij eventueel ook aantekeningen maken. Zo is achteraf ook te herleiden waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.

Omvang vaststellen
– Uit hoeveel werken bestaat je totale oeuvre? Specificeer naar type werk (sculptuur, schilderij, installatie, videowerk, fotografie, etc.)

– Hoeveel werken heb je nog in eigen bezit? Specificeer zoals bij de vorige vraag.

– Wat is er nodig om deze werken op te slaan?

Spreiding vaststellen
– In welke periodes is mijn werk in te delen?

– Hoe vind ik dat mijn werk is vertegenwoordigd in publieke collecties (museale collecties, bedrijfscollecties, provinciale- en gemeentelijke collecties)?

– Hoe vind ik dat mijn werk is vertegenwoordigd in particuliere collecties (verzamelaars, particulieren)?

– Hoeveel van mijn werk bevindt zich in het buitenland?

Kwaliteit vaststellen
– Wat zijn mijn beste werken en waar bevinden deze zich?

– Wat zijn de beste werken die ik zelf nog heb?

Markt vaststellen
– Hoe zou je de vraag naar je werk omschrijven als je dit over de jaren heen beschouwt?

– Verkoop je recent werk / werk je nog in opdracht?

– Word je werk doorverkocht in de kunsthandel of op (online) veilingen?

Met de antwoorden op bovenstaande vragen ga je nu de werken die je nog in eigen bezit hebt in categorieën indelen. Doe dit bij voorkeur samen met anderen. Bijvoorbeeld door met een klein groepje betrokkenen, mensen die jouw werk goed kennen, enkele sessies in je atelier af te spreken.

Het gaat om de volgende 4 categorieën: A, B, C, D. Geef bij de registratie van je kunstwerken aan tot welke categorie een werk behoort.

A. Het beste werk dat van museale kwaliteit is en/of je in eigen bezit wilt houden
B. Goed werk waar een professionele markt voor is (via galerie, kunsthandel, veiling)
C. Werk in oplage of algemener van aard voor de semiprofessionele markt, bijvoorbeeld via Kunstveiling.nl of Catawiki.nl
D. Onverkoopbaar / Vernietigen

Je merkt aan deze categorieën al dat er een selectie-gedachte achter zit. Het doel is je nalatenschap beheersbaar te maken. Bij elke categorie maak je vervolgens een plan van aanpak dat gericht is op het geven van een bestemming voor je kunstwerken.

Het kan ook het overwegen waard zijn om aan je familie, goede vrienden of studio-assistenten eens te vragen of zij een werk geschonken zouden willen krijgen. Mogelijk doe je iemand er een groot plezier mee. Je bepaalt zelf uit welke categorie je zo’n schenking doet.